En digital kaffepause kan gjennomføres på flere måter: Både hjemmefra og fra kontoret.
- Jeg har alltid bedt ledere som leder på avstand om å skape sosiale arenaer også digitalt. Det kan gjøres veldig enkelt ved å invitere til en uformell kaffepause via video. Nå som mange jobber fra hjemmekontor er det spesielt viktig for å føle tilhørighet. Motivasjonen og prestasjonene kan dale om man jobber ufrivillig på hjemmekontor, forteller lederutvikler og ekspert på avstandsledelse, Vigdis Austrheim, som har arbeidet med IT og digitalisering i 30 år. 53-åringen fra Oppegård i Viken, arbeidet i flere år for Microsoft ved hovedkontoret i USA, og var sentral i utviklingen av deres skytjeneste (nå kjent som Office 365).
Vigdis Austrheim er blant Norges mest erfarne kurs- og foredragsholdere på avstandsledelse. Hun har blitt ledet og selv ledet medarbeidere på avstand i over 10 år, og forteller hun trives godt med fleksibiliteten avstandsledelse gir.
Vigdis Austrheim
Tilbered kaffekoppen foran kamera
Hun sier det ikke kun er kaffedrikkingen som bør tas med inn i den digitale kaffepausen. Inviterer du til en kaffeprat er det bare å skru på kaffemaskinen og lag kaffekoppen live foran kamera. Kaffepausen er bra for deg enten den gjøres digitalt eller analogt.
- Bare la kaffemaskinen bråke – det er null problem. Du skal ikke inn i et formelt møte nå. Se på dette som en sosial og uformell kaffepause, som du rett og slett tar digitalt, sier Vigdis Austrheim.
En til en-kaffeprat er veldig personlig og hyggelig, men det betyr ikke at dere ikke kan være enda flere sammen.
- Digitale kaffepauser passer også for 5 til 25 personer. Da kan mange ha på kamera og båndbredden holder. En av mine kunder har faktisk gjennomført en digital kaffeprat med 70 personer, og det var veldig vellykket: Men da var det hun og personene som snakket som hadde på kamera, forteller hun.
Uformelt og frivillig er viktig: Prat om løst og fast
Digitale kaffepauser er på ingen måte kun aktuelle under en pandemi og ved lock down, presiserer lederutvikleren.
- De siste 10 årene har jeg anbefalt digitale kaffepauser for alle som har digital kontakt med samarbeidspartnere, kunder og kolleger på videotelefon. For et kaffeelskende folkeslag som nordmenn er det ingenting som passer bedre enn en digital kaffepause før et møte, sier hun.
Men det er viktig at kaffepraten er frivillig for dem som ønsker det, og at det er uformelt. Snakk om løst og fast, og ikke nødvendigvis om jobb.
- Opp gjennom årene har jeg arbeidet mye med menn, så det har blitt mange kaffeprat-samtaler om biler, sykler, fotball og trening. Ofte har jeg pratet om en serie jeg nettopp har sett eller en bok jeg har lest. Her det bare å la praten gå om løst og fast, og om det som er viktig for den og dem du snakker med. Er dere få mennesker som skal ha digital kaffepause sammen er det helt fint å ta video-kaffen på mobil ute i hagen, sier hun.
Digital kaffepause med venner og familie? Har du familie og venner du ikke har mulighet til å møte så ofte? Foreslå en digital kaffepause neste gang dere skal snakke sammen. Kanskje du kan glede noen ekstra akkurat nå med en søndagskaffe, for praten går enda løsere over en god kopp kaffe: Enten du foretrekker espresso, cappuccino eller filterbrygget kaffe.
Vigdis Austrheims 4 tips til digital kaffeprat
- SKAP EN TRADISJON: Ha struktur på kaffemøtene og gjør dem til en fast rutine. Planlegg og informer om kaffepraten i forveien, så alle er forberedt. Sett av 30 minutter. Er du teamleder kan du invitere til en sosial kaffe før selve avdelingsmøtet på mandags morgen: Kaffeprat klokken 08.30 og formelt møte klokken 09.00.
- MÅ VÆRE FRIVILLIG: Selv om mange liker å samles over en kaffe skal digtal kaffeprat ikke føles som obligatorisk. Digital kaffe bør være 100 prosent frivillig. Ikke alle ønsker å være sosiale før jobbmøtet, så la dem da heller droppe kaffepraten. Kanskje har de lyst til å være med en annen gang.
- BRUK EKSTERN MIKROFON- UNNGÅ SLURPELYD: Det kan være smart å ikke bruke øreplugger eller headset når dere tar en digital kaffekopp sammen: Slurpelyder fra kaffekoppene kan bli for tydelige. Ta på headset til det formelle jobbmøtet, og bruk heller ekstern høyttaler under kaffepraten.
- INDIVIDUELL OPPRINGNING VED FORSKJELLIGE TIDSSONER: Leder du et team som sitter i helt ulike tidssoner er det vanskelig å ta kaffepraten sammen på morgenen. Da kan du heller ta kaffepraten på det tidspunktet som passer hvert enkelt teammedlem - helst en gang i uka. Skal du snakke med kunder gjelder samme regel. Ikke alle er vant til digitale kaffemøter, men jeg kan love deg at de blir godt mottatt i mange land.
